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现今社会流行的速读法，并不是很好的方法。读必要部分的“部分阅读” 才是较为具体有效率的方法。
要采用部分阅读的方法，就需重视前言和目录。现在就来谈谈前言和目 录。从目录中看出必要收集的部分，并为了能充分吸收内容，所以此部分须 仔细阅读。
一本书中的必要信息，仅占此书的极小部分。就为了这极小部分，而花 费太多的时间，称不上是有效率的信息收集。
何况，若一本书从头读到尾，由于内容过于广泛，必要信息反倒变得模 糊，且结果很可能是，留在脑中的只是些意义不明的非必要知识。
所以，若判断出某部分是重要的，则仅需阅读这几页，所花费的时间约10 分钟 20 分钟左右。不过特别重要的地方则需精读，最好是缩短重点范围 的重点式阅读。
4.将信息运用到工作上的并行阅读术 另外一个读书方法是，所谓的“并行阅读”。 此方法是利用工作以外的时间来读书。例如，去书店时，不仅购买目前所需的专门性书籍，另外也会购买 10 本以上的各类书籍。把书分别放在办公 室的桌上、随身携带的公文包中和家中的起居室、卧室以及洗手间等场所。
把书事先放好，不管去哪里，都可随时阅读。办公室桌上的书，是在工 作疲累时，花一分钟恢复疲劳的最好调解剂；而放在卧室里的书，是专为睡前 10 分钟所摆放的。 当然，这些书都要预先放好，并且按不同的场所，放置不同的书。 但有一点要注意的是，洗手间因与外界隔绝，所以摆放的书籍最好是需记忆的书籍。 因此，自然而然的并行阅读术，便成了零碎的阅读术。所以，管理者从开始读一本书到最后有时需花上一个月的时间。另外管理者所采用的部分阅 读法，并非是将必要部分缩小，而是以选择性的阅读方式，来看自己需要的 部分。
另外，专业书籍以外的书，也有派上用场的一天。尤其是在读短篇评论等文章时，有时也会发现，可以运用在下次演讲当开场白的好词。若是感觉 到却把它搁起来，而忙着去做别的事，那将是很可惜的。
为了避免这种情况发生，在放置书的地方，也一定会放置做笔记的文具。 如此在遇到好的文章时，就能直接在旁边划线。打上圈，下次再看这本书时，此处就会很显眼。最好的办法还是将其复印下来，装订在相关项目的文件夹 中。
总之，并行阅读术是获得广泛信息的秘诀。 一般商人都经常会说：“工作这么忙，根本无暇去读工作以外的书。”
但这种读书术，即使是很忙的人也应该做得到的。这种利用零碎时间的方法，对工作繁忙的人，是非常有用的。
5.注意小标题 为使读者一看到目录就能了解书的结构，一般书本都分成 5～10 章，并在各章中又细分为若干小节。不过，也有些书是不分小节的，但也有些书是 在各小节中又分更小的标题。
而在考虑书的结构时也是如此，一本书一般可做 50～100 个小标题。另 外有的书是未写出目录和小标题，但若要从书中归纳出必要信息，其关键就在于小标题。
前面已提到，应先看前言和目录，再来鉴定哪个部分是重要，然后才开 始看那本书。而且，参照大标题和小标题，然后再详读所需的部分。
此时在大标题和小标题处，可以划上黄色墨水，内容很清晰。不过要注 意不要让墨水笔的颜色，渗到下一页。
在开始阅读必要的文章时，若觉得某小节很重要，就在小标题旁直接划 上红线。
把小标题做上记号，日后再翻阅时，便能立刻找出重点。如此不仅能缩 短查阅时间，且以前阅读的记忆也会鲜活起来，并较以前读的时候，更容易 领会其内容。
而在使用信息资料时，应尽可能迅速地收集与工作相关的资料。例如， 想要收集某个标题的必要信息时，就从与此标题有关的资料夹中，结合书中 内容着手开始收集。
此时，先以书名来挑书，然后再来看目录。而且，在翻阅目录，也要看 小标题。如此可得知哪个部分可能有用，而此次的收集工作也就一目了然了。
按照书名来收集信息，由所买的书，大致已浏览一遍，所以凭着记忆，便会想起某些相关的信息。 一旦发现“的确，在那一本书上记载着那些事情。”时，记忆就苏醒过来。此时管理者会取出那本书，并翻阅目录的小标题，然后装订在此信息的 文件夹中。
一本书中，和工作有关的部分是极少的。充其量只有其中的一页或数页。 所以，当看到小标题时，只要复印相关的小标题部分，然后再装订，要知道活用小标题，是活用信息时最重要的武器。
在阅读书籍时，很多人都不注意小标题，但以小标题做指引，其利用价 值很高。
撰写书籍，或交报告给委托人时，都使用相当多的小标题。特别是书中 的小标题，为使内容易懂，吸引读者的兴趣，可要花费相当的功夫。
一般作者在写书时，在标题上都竭尽全力，所以阅读时，应注意小标题。
如此一来，便能很容易地掌握书的内容，往后在活用资料时，也能成为适当 的指标。
6.充分活用书中空白处 对于信息来源的书籍，花些功夫很有必要的。有人认为，应爱惜书本，不可在书本上乱写乱画。像这类的人，真称得上是爱惜书本的“保存型”。 不过，书本应加以活用，才会产生效用。而为了活用书，即使“弄脏”了书， 也不要介意。
活用的目标，是迅速地从书中归纳出必要的信息。因此，就必须充分地 活用书中的空白处。
在各类书的天、地部分都留有许多空白，即可加以利用记录各种不同的 信息标记。
方法是按照其重要性，在右页的右上角，或在左页的左上页，各写上○△×等记号。一旦做上记号，往后在翻阅时，就可以记号为标准来找出必 要的资料。
不必要的部分，大可跳过不看。可是，以后也许还会发现仍有不必要的 部分未能事先删除。例如，乍看之下难懂的文章就容易产生错觉，误认为是很重要的。但是，像此类深奥的部分，有些是因为作者并未充分理解，致使 其文章只不过是装腔作势，内容并不完整。诸如此类的部分就无需再看第二次了，所以可以打上×的记号。
还有，应在书中做资料补充。例如某本书中的资料已过时了，则应先确 认此资料的来源，并记下最新资料的当天日期。
当其他页数中出现相关资料时，就记下“CF、P35”表示出相关的页数。 一旦有此记号，以后参照时，就能在短时间内挑出全部的相关资料。因此，常在重要的空白处，写下记号。
不只在空白处，同时也在重要用语处划线。也许在学生时代，很多人都 会在参考书的重要部分划线。此时应该注意的是，即划了线，只要翻阅此书时，都会去看。但若全篇都是线，即使再特意区分，也无法让人搞清楚到底 哪个部分才是重要的，象这种划线方法只不过反将书搞脏而已了。
会有这种结果是因为事先没有明确的目的，且理解力不足所致。因此， 在划线时，需具备有清楚的目的意识和把握准确的内容。较好的方法是在开始阅读一本书以前，目的就相当清楚。因此，若想更了解其预定的内容，便 可针对同一个主题，多看几本相关的书籍，以对其内容更加理解。
实际上，只须在对自己很重要的部分才划线。一般而言，在一行之内， 大致会划一个或两个单字。当然，只划一个或两个单字以后再翻阅时，也有搞错文章意思的情形。此时，都将划线的单字，及不看就不了解的相连文章 加上括号。然后，在括号那行的上面空白处，再划上圆圈的记号。
若做上面记号，想要正确了解划线名词的意义，就会去读括号内的部分， 这样便可一目了然。总之，你划的线，仅针对自己而言，找出关键字，而别人也有他们自己的一套索引方法。
但不能认为划了线就了事，而真正重要的是如何努力去理解其划线部 分。
之所以利用书本空白处，是为了能在最短的时间内得到全部的必要信 息，也就是要缩短查阅的时间。因此，以自己的方法收集信息，对自己而言 是最为适用的。
7.在常使用的书上以自己的方法处理索引 为了缩短查阅时间，需在常使用的辞典，例如法律专业书籍和大辞海等大型工具书上，以自己的一套方法来处理索引。 例如尽管是大辞海那么厚的辞典，在书的截面处也完全没有索引，这是非常不方便的。小本的英文辞典，很多都标示索引，但是这样厚的辞典，反 而没有。
而且，使用者虽很多，但又不肯花点功夫，自己标上索引，却只会发牢 骚认为大辞海太厚，不方便使用，因此导致使用频率降低，最后只好把它放在一边当装饰品罢了。
有些人使用大辞海类书籍的次数相当频繁。因此，有自己的一套方法， 使用起来会较为方便。例如在书的截面处，标上相当详细的索引。首先，标上全部的注音符号，在每个注意处，用蓝色涂满每个注音页数的宽度，再标 上其注音符号，然后，分类成好几行，并划上绿色的线，做为分界线。
做好这些准备工作，就可以大幅度地缩短查阅时间。因此，如果从大辞 海查某个单字，只需花费数秒钟即可找到。
相同地，对其他较常使用的书，也应标上索引。首先，用蓝色涂满标题 的页数部分，再写上标题的内容。第二，在第一章、第二章、？？等各个大标题的范围处，划上绿色的界线以示分野。
在各个标题处，根据需要涂满截口处的页数，然后写上标题。并将目录、 索引、参考文献等部分，涂上绿色然后再以蓝色来区分正文。只要看到书的截口处，对其内容就可以一目了然了。并且对那本书的重点及重点的页码数 量，也都能掌握到。
利用截口处做好此类索引处理，以便以后收集必要信息时，能节省时间 立刻找出重要部分。
8.夹入不同颜色的书签 至于如何迅速地找出书中哪条信息是较重要的，通常采用活用书签的方式。 目前市面上流行的是纸书签，但也有附细绳的书签。
通常书签都只夹在正在阅读的那一页，但有人另外还将它夹入重要的页 数中。
读专业书籍时，往往要翻阅相关的地方很多次，而且常常不只一个地方， 若一一地翻找这些部分，是很花时间的。因此，若不停参照某页资料时，就会在那一页夹上细绳书签，如此便能缩短查阅时间。
像这样，大致看完一遍，即使以后需要参照某部分，只要夹上书签，就 可以立刻找出。
也许你认为做书签是件相当麻烦的事，实际上是很简单的。你只要去店 里买回刺绣用的线，穿过书背部分，然后在外侧打个结就可以了。因为刺绣用的线，线粗结实，且颜色丰富，很适合做书签。若为平装本用胶带就足够 了。
某些人在一本书中，大概做了三种以上颜色不同的书签。茶色是代表需 参照好几回的地方，黑色是代表最重要的地方，绿色则是代表现正阅读的地方，用颜色来区分。像法律专业书籍这种使用的固定地方多，且使用频率也 高的厚重书本，也可以改换别种颜色的书签。
如果手制书签，费一分钟的时间，但一旦做好，就能立刻找出重要的部分，这样所节省的时间，绝对超过做书签所花费的时间。
9.书架是按书的标题来处理的 不知道书放在哪儿，需要时就得花费很多时间四处寻觅，结果仍是找不到。这是很多人常常碰到的烦恼。因此有人发明一种方式来整理书架上的书， 使你能迅速地挑出所需要的书。
大多数书架的整理方法，都是配合书籍的开数来排列，如 B5 开（16 开） 的书，32 开的书，将这些书各按其形状大小排列，如此排列，颇能达到美感上的效果。可是，在小说的旁边，排的却是经济类书，或是某些实用类书， 致使为了找出一本书，必须找遍全书架。所以这种整理方式，完全是以美感为出发点了。但对想活用书籍的人而言，这种方法就不适合了。
另外还有很多人，是以法律、经济、医学类别来区分的，也有些人胸有 成竹地认为自己是以准确的分类来整理书，而这种分类法已是很好的方法了。当然，此种方法较以外型分类的整理方式要好得多，但是，在活用上就 相当不实用了。
实际有利并且正确的方法，是以自己的用途及目的，来做分类整理的， 由于难得有属于自己的书架，所以千万不要按照图书馆的方式来分类。重要的是，以后自己在找所需的书时，如何能轻易地找出来呢？
例如某人的分类项目若为“海外不动产投资”，那么有关国外的税制书、 美国各州税的书、租税条约、契约法此类和法律有关的书，以及和国际汇总有关的书，许多法律、税务和其他范畴有关的主题书，都会收集在一起。
如此排列，因未按书籍的开数排列，所以显得很零散，也许别人看起来， 认为并未整理，不过对管理者而言，却是最容易使用的整理方式。这种配合各种主题的整理方法，等于以后需要某个主题时就非常便利了，也不再有找 不到书的困扰，而能依自己所需，马上找出必要的书籍。分类每个主题时，所应注意的是，书架上要经常维持能补充书的空间状态，因为某个主题的书， 日后可能会陆续增加，或者按情况改变内容时，能预先有所准备。
所以，最好避免书架上的书，排得满满的。宁可每个角落，都留有裕的 空间比较好。
以自己的每个主题来分类，并预留空间，如此就可减少查阅的时间，这 是活用书架的整理法。即使是自己的书，必要的部分也应复印归档。
10.即使是自己的书，必要的部分最好也复印 自己的书也屡次复印。也许有人认为那样做很浪费，但是，若有一本复印本，其能有效的活用程度胜过若干本书。 有关信息活用，在以后会详细说明。从书本上收集某些信息时，将书中相关信息复印下来并归档；不然，若将相关主题的书排在桌上的话，那桌上 光是书就排得满满的。接着，再依其需要翻阅相关书，这又需要花上一段相 当长的时间。
一本书中某个主题的相关部分，一般来说，顶多只有几页，必须翻阅同 一本书，这是非常大的耗损。所以，从书架上取出所需的书时，若看到与主题相关的页数，就立刻复印下来，然后装订在文件夹中。
不仅对书是如此，对其他主题的相关信息，也都整理在同一个文件夹中。 这么一来，要运用时就方便多了。
例如，在拟定有关法律的专业稿时，常常参考法律专业书籍，而法律专 业书籍，不管哪一本都相当厚，桌上光是摆放法律相关的书籍，就占去书桌的一大半，并且还得—一找出所需的页数，真是相当麻烦。
用 B5 的纸来复印书中所需的必要判例或条文等，复印本并按顺序标上 ABC？？。将这些装订到各个主题文件夹中，而在写稿时，使用到那些判例或条文，就在稿件上，写上“放入 A”的字样做为记号。
如此一来，即使在写稿时，也无需浪费另外的时间从书上找出资料。何 况，只有不让写稿的进度中断，才可书写顺利。
再者，从整理书架的观点来看，因为用过的书立刻归位，以后，就可能 想起，那本书是分类在哪个地方。专业性的书籍应固定放在书架的某个地方，以便配合需要，保持能立刻找出的状态。
再补充一点，最好复印每本书的目录，贴在书本的封面上。如何有效地 活用目录，前面已谈过。但为了缩短查阅时间，就必须要加上这个步骤，只要做好这个步骤，就无需打开每本书，只要书一到手，内容就可立刻得知。 若目录的内容太多，而封面无法容纳时，就减少复印数量，然后删除不必要 的部分。
11.舍弃不要的书，买数本重要的书 正确的读书目的，是如何在短时间内收集到所需的信息，并以能缩短查阅时间为重点。那些处理方法，前面已提过。当买到不需要的书，该怎么办 呢？选择书的当时，如果没买到不需要的书那是最好不过了，但有时即使经过选择后，还是会买回并非自己所想要的书，如遇此种情况，就应立即放弃 阅读。
再者，同一本书买好几本，也许会觉得太浪费，但是，使用频繁的书， 最好能拥有两～三本。如法律书籍、辞海，以及英文大辞典等书籍，就分为家庭用的和工作上用的，且最少都有两本。另配合需要，即使是处于移动状 态下，对想浏览的书，也都会准备一本实用型版本，以便需要时，可当场参阅。因为有时等到回家后想到要确认某事，但身边却没有可供参考的书籍， 如此只好留待明天到办公室再查阅，这样就会造成时间上的延误。
使用频率高的书，即使多买数本也不算浪费；而不必要的书就需毫不犹 豫地丢弃。对商人而言，活用信息的目标，最重要的是节省时间。总之，无论多少金钱负担，都可从有效的使用方法中有所收获。
缩短查阅时间的信息整理术1.缩短查阅时间是活用信息的基础 查阅时间，原本是电脑用语，是指达到所找的记忆体中的时段。故查阅时间，也就是好不容易才达到其目的地所需的时间。 因此，并不限于电脑上的使用。一般而言，只要获得必要信息所需的时间，也称为查阅时间。这类时间虽然是必须花费的，但收集信息最重要的并 不是信息本身，而是能使所得的信息，成为对商务有实际效用的信息。
查阅时间是指单纯的作业时间，而信息活用则可算是脑力运动。单纯的 作业，几乎是没有附加值可言，但脑力运动需使用脑力，所以其附加价值就相对地增大。缩短单纯作业的时间，减少对脑力开发所花费的时间和精力， 即可提高工作本身的价值。
某人工作是律师及会计师，这是一种劳心的职业。但是，实际上，此行 业以手来作业的单纯工作也很多。
故若能缩短查阅时间，对工作效率而言，当然是提高许多，这也就是活用信息的意思。
2.整理信息尽量单纯化 信息整理的基本要素，就是确定自己的目的。例如，图书馆中书的分类，是以各种不同的人都能使用为前提。但是，自己的书架，因为是自己所要使 用的，所以即使不美观，但以自己使用方便为第一优先考虑条件。
因此，最好将百科辞典，放在后下方。百科辞典的截口处，则以绿色圆 珠笔划上对角线，再以蓝色圆珠笔分配刻度，这是为了能立刻找到所需页数， 而自制的索引。
因此，配合目的，并方便使用的来收集、整理信息才是最重要的。 基本方针，应着重在信息的收集、整理并使其单纯化。虽说是收集，但只是撕下报纸而非剪下报纸。当收集信息时，无须考虑如何整理等等的细节，而应考虑必要信息如何立刻到手，这是首要目的，因此必须有目的地整理。 所以，耗费太多时间来做整理，是本末倒置的作法。
因为须先做好信息整理工作，因此，必须花费某种程度的时间来整理，但这并非表明从一开始，就想取得完美无缺的信息，而是为了配合自己的需 求，尽可能地在短时间内进行有效率的收集。根据人们多年经验的证明，目前所采用的方法是绝对可行的。且目前的方法，也不是可能取得完整无缺的 信息。
3.以手册化来提高整理效率 如果有必要，请聘请秘书。
不只是信息整理，秘书要做的工作有很多，从电话的应酬、访问的应酬， 及运用文书处理机来记录等。若从接听电话到文具购买、复印方式、文件夹的装订，地址、目录和名片等的处理，每项工作都必须由你亲自动手，光是 这些工作，就可能耗费相当多的精力及时间。
因此，为了避免这种无谓的浪费，请制定一本“秘书手册”。其中归纳 出秘书的各类工作，以及应如何做。制定好此手册，对你来说，可省去教授上的麻烦和时间，此外对秘书而言，也能缩短向你询问工作方法的时间。
手册并非一开始就记载得非常完整，开始只须记载大致的工作和目前的 工作，而且每逢手册中未记载的失误时，再予以补充、附加应如何处理的内 容。
此“秘书手册”还包含了信息整理的内容。 例如，“报纸的复印法和装订法”以下则举出其程序及内容。
（1）新闻的选择 特定的新闻，若只看其复印本就能了解的话，则只需要填写其日期；若无法从复印本上来了解，就将其分为会计师、律师、翻译及其他等四大项目， 然后再加以细分。
（2）填写日期（3）剪报 秘书的工作就是用剪刀剪下所需的部分。
（4）复印的大小 大小以 B5 的纸为基准。
（5）复印的浓度 复印报纸时，浓度一大，就变得太黑，因此稍淡就可以了。
（6）穿孔（7）核对 有关复印穿孔后的资料，是否清楚，以及复印的状况是否得当，都交由秘书确认。
（8）放进办公桌内的文件盒 核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入 主管的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后 按前述做同样的处理。
（9）装订入文件夹中 副本经过主管核对的部分，按照第一项“新闻的选择”所列的项目，装订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确， 或不属任何一项时，则装订在“未分类”的文件夹中。